VAÏ, ASSISTANT TÉLÉPHONE VERT
Assistant opéré sur la plateforme Forgeron3. Dernière mise à jour : 05/08/2026
Identité et contacts
Responsable de traitement : Vaï, SASU, SIREN 944 088 723. Siège social : 33 rue du Baignoir, 13001 Marseille. Représentant légal : Louisane Roy, Présidente. Contact et protection des données : louisane.roy@vaii.fr. Sous-traitants : Forgeron3 SAS (hébergement OVHcloud France, exécution de l'Assistant) ; Stripe (paiement).
Préambule
Le présent document décrit la manière dont Vaï (« le Prestataire », « nous ») collecte, utilise et protège les données personnelles dans le cadre de l'Assistant « Téléphone vert » et de la relation avec ses clients et prospects. Il complète les Conditions Générales de Vente et d'Utilisation (CGV/CGU).
Dans le cadre de ce service, Vaï agit en qualité de RESPONSABLE DE TRAITEMENT. Forgeron3 (hébergement et exécution de l'Assistant) et Stripe (paiement) agissent en qualité de SOUS-TRAITANTS de Vaï, encadrés par des accords de traitement (DPA) au sens de l'article 28 du RGPD. Le document est rédigé conformément au RGPD (Règl. UE 2016/679), à l'AI Act (Règl. UE 2024/1689) et au Data Act (Règl. UE 2023/2854).
1. Rôles
Vaï détermine les finalités et les moyens des traitements mis en œuvre dans le cadre du Service et en est le responsable de traitement. Les personnes concernées sont les visiteurs (essai gratuit), les utilisateurs abonnés, ainsi que les représentants et contacts des clients et prospects. Forgeron3 et Stripe traitent les données pour le compte de Vaï, sur ses instructions, en qualité de sous-traitants.
2. Données collectées, finalités et bases légales
Vaï applique le principe de minimisation. Les traitements principaux sont les suivants :
Essai gratuit (3 questions) : données de connexion, contenu des questions posées. Base : mesures précontractuelles / intérêt légitime. Conservation : durée limitée puis suppression ou anonymisation.
Souscription et gestion du compte : prénom, nom, adresse e-mail, téléphone, identifiants. Base : exécution du contrat. Conservation : durée de l'abonnement + 13 mois pour les logs de connexion.
Conversations avec l'Assistant : contenu des échanges et réponses générées. Base : exécution du contrat. Conservation : durée de l'abonnement, export/suppression selon l'article 8 des CGV.
Paiement de l'abonnement (via Stripe) : données de facturation et de transaction (Stripe traite les données de carte, non conservées par Vaï). Base : exécution du contrat et obligation légale. Conservation : 10 ans pour les pièces comptables (art. L123-22 du Code de commerce).
Relation prospect et communications : coordonnées professionnelles. Base : intérêt légitime ou consentement. Conservation : 3 ans à compter du dernier contact.
Support, sécurité et journalisation : identité, contenu des demandes, logs techniques. Base : exécution du contrat et intérêt légitime (sécurité). Conservation : durée du contrat + 3 ans (support) ; 90 jours à 1 an (logs).
3. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles, dans la limite du besoin d'en connaître, aux personnes habilitées de Vaï, tenues à la confidentialité. Vaï recourt aux sous-traitants suivants :
Forgeron3 SAS : hébergement (OVHcloud, France) et exécution de l'Assistant ; mobilise des sous-traitants ultérieurs (modèles d'IA Mistral AI (UE) et, selon configuration, OpenAI), dont la liste à jour figure au DPA Vaï-Forgeron3.
Stripe : prestataire de paiement, pour la souscription et l'encaissement de l'abonnement.
Le cas échéant, outils propres à Vaï (emailing, facturation, support) : Gmail, Pennylane.
Chaque sous-traitant est lié par un accord (DPA) imposant des garanties au moins équivalentes à celles du RGPD.
4. Transferts hors UE
L'hébergement des données est assuré en France (OVHcloud). Vaï et ses sous-traitants privilégient des prestataires situés dans l'Union européenne. Lorsqu'un transfert hors UE est susceptible d'intervenir (certains services de paiement ou API selon configuration), les garanties du chapitre V du RGPD (notamment Clauses Contractuelles Types) sont mises en œuvre.
5. Sécurité
Conformément à l'article 32 du RGPD, des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre par Vaï et ses sous-traitants : hébergement sécurisé en France (OVHcloud, sites de Gravelines et Strasbourg), chiffrement des communications, gestion des habilitations, journalisation, sauvegardes et procédure de gestion des incidents avec notification sans délai indu en cas de violation.
6. Droits des personnes concernées
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition, de retrait du consentement et de définition de directives post-mortem. Ces droits s'exercent à louisane.roy@vaii.fr, avec réponse dans un délai d'un mois. Une réclamation peut être introduite auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr).
7. Cookies et traceurs
Le service utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement ; les cookies de mesure d'audience ou marketing éventuels sont soumis au consentement de l'Utilisateur, recueilli via un bandeau conforme aux recommandations de la CNIL.
Partie II, charte d'usage responsable de l'IA
Vaï met à disposition un assistant reposant sur des technologies d'IA, opéré sur la plateforme Forgeron3. La présente charte fixe les principes et engagements applicables, conformément à l'AI Act, et reprend les engagements de Forgeron3.
8. Principes
Transparence. L'Utilisateur est informé qu'il interagit avec un système d'IA automatisé (article 50 de l'AI Act). Les réponses sont susceptibles d'erreurs.
Supervision humaine et non-substitution. L'Assistant assiste sans se substituer au jugement de l'Utilisateur. Il ne fournit aucun livrable opposable (bilan carbone final, audit, attestation, dossier de labellisation) et ne remplace pas une mission d'accompagnement ; les éléments préparés sont validés par le Prestataire si nécessaire.
Protection des données et souveraineté. Les traitements d'IA respectent le RGPD ; Forgeron3 privilégie des modèles établis dans l'UE (notamment Mistral AI) et applique la minimisation des données transmises.
9. Engagements
Non-entraînement. Les contenus de l'Utilisateur ne sont pas utilisés pour entraîner ou améliorer des modèles d'IA, sauf instruction expresse ; Forgeron3 configure les API pour désactiver cette utilisation lorsque l'option existe.
Exclusion des usages prohibés. Aucun usage prohibé par l'article 5 de l'AI Act n'est mis en œuvre (manipulation, notation sociale, catégorisation biométrique sensible, etc.).
10. Obligations de l'Utilisateur
L'Utilisateur emploie le Service dans le respect du RGPD et de l'AI Act, ne prend aucune décision à valeur engageante sur la seule base d'une réponse sans vérification, n'introduit pas de données sensibles ou de tiers au-delà du nécessaire, et signale tout comportement anormal de l'Assistant.
11. Incidents et alertes
Tout biais manifeste, réponse problématique ou incident de données peut être signalé à louisane.roy@vaii.fr. Vaï examine chaque alerte, informe son auteur des suites et met en œuvre les mesures correctives adaptées, en relayant à Forgeron3 tout incident relevant de la plateforme.
Vaï, SASU, SIREN 944 088 723, Marseille. Assistant opéré sur la plateforme Forgeron3.